Выбор конференц-зала

Найти место, в котором есть все компоненты, которые вам понадобятся для мероприятия может быть задачей не из легких. Среди того, что вам может потребоваться: аудиовизуальное оборудование, трибуны и микрофоны. Вы также должны помнить о дополнительном комфорте для гостей, уделяя особое внимание сидениям и спонсорским площадкам, а также если у вас будет возможность привлекать внешних поставщиков и использовать услуги поваров для перекусов в перерывах. Вы можете снять конференц зал в Киеве со всем готовым, а можете собирать все необходимое, как конструктор. Все зависит от вас и ваших потребностей.

Очень важно учитывать простоту возможностей брендинга. Он является ключевым параметром в любом бизнесе, поэтому убедитесь, что вы можете это сделать. Спросите координатора места, какие возможности для вывесок и брендирования помещения доступны на объекте, как внутри, так и снаружи. Возможно там есть внутренние электронные экраны или место для афиши в фойе. Это вопросы, которые нужно обязательно задать, прежде чем подписывать договор. Уточните вопрос технической поддержки, закрепленной за локацией и ее доступность в день проведения мероприятия.

Еще несколько советов

Организация конференции, встречи или тренинг может быть достаточно сложной, иногда этим занимается отдельно нанятый подрядчик. Но вы сами должны понимать основные параметры поиска, чтобы выбор и согласования не затянулись надолго.

Основные параметры:

1. Доступное местоположение. Это касается всех видов транспорта и транспортных развязок. Не лишним будет подумать о проживании и питании гостей вне зала заранее, даже если мероприятие длится один день.
2. Конференц-залы с естественным дневным светом и ярким декором. Помещение не должно выглядеть безвкусно, неухожено или неподходящим под актуальное событие.
3. Кондиционер. Все конференц-залы должны быть оснащены кондиционером, чтобы обеспечить приятную и комфортную температуру для гостей.
4. Wi-Fi. Доступ к интернету должен быть у всех гостей на всей территории. Позаботьтесь о том, чтобы локация предлагала мощный роутер с хорошим покрытием. Аренда помещений для мероприятий в Киеве не всегда прописывает этот параметр в условиях договора, будьте начеку.
5. Оборудование хорошего качества. Для каждого конференц-зала должно быть доступно современное аудиовизуальное оборудование, адаптеры, проекторы, экраны, удлинители и многое другое, в зависимости от специфики мероприятия.
6. Выделенная точка контакта. Все организаторы собраний назначают контактный пункт для подтверждения договоренностей и проверяют, что все работает гладко в течение дня.
7. Уютные стулья и столы для делегатов. Чтобы обеспечить оптимальный комфорт для участников конференции, зал должен быть укомплектован удобной мебелью.
8. Ручки и бумага для записей. Ручки и бумага раскладываются на столы, чтобы все могли делать заметки и повышать эффективность встречи или обучения.
9. Розетки с легким доступом. В случае, если посетителю нужно зарядить свой ноутбук или телефон, он должен иметь возможность сделать это в любой части помещения без каких-либо усилий.
10. Кофе, чай и еда. Обеспечьте своих посетителей напитками и закусками.

Также обращайте внимание на отзывы других организаторов, насколько им понравилось данное помещение и какие у них были замечания.